Knowledge Management (1)

Permisi kepada para suhu, mohon dikoreksi bila ada yang keliru dalam tulisan ini. Mohon maap atas kegenitan saya menulis soal KM. Semoga bermanfaat.

 

A. MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT)

Knowledge Management (KM) merupakan proses menghimpun, mengembangkan, menyebarkan dan memanfaatkan pengetahuan organisasi secara efektif. Tujuan KM adalah mengelola dan memaksimalkan aset-aset organisasi (SDM, Peralatan, anggaran, prosedur kerja) dalam mencapai tujuan. KM berfokus pada kumpulan proses yang mengatur penciptaan, penyebaran, dan pemanfaatan pengetahuan untuk memenuhi tujuan organisasi sehingga menambah nilai dan meningkatkan produktivitas (Zyngier,2012). Bill Gates (1999) mengatakan KMS tidak tentang teknologi melainkan tentang tujuan pengelolaan, proses-prosesnya, dan kesadaran berbagi informasi. The Gartner Group mendefinisikan KM (Morey, 2002) sebagai disiplin yang mengedepankan pendekatan kolaboratif terintegrasi dalam proses penciptaan informasi, mengorganisir, mengakses dan menggunakannya. Aset-aset informasi ini meliputi basisdata atau dokumen, dan yang lebih terpenting lagi adalah yang tidak sulit ditangkap, yaitu keahlian tacit dan pengalaman terpendam yang tersimpan pada setiap personil. KM adalah  pendekatan multidisiplin untuk mencapai meningkatkan performa organisasi dalam mencapai tujuan (Davenport, 1994; Zaim, 2013), proses sharing, transfer dan penciptaan pengetahuan (Nonaka,1995), Organisasi pembelajar (Senge,), KM merupakan topik yang memiliki rentang disiplin yang lebar di kalangan akademik dan praktisi di organisasi profit maupun pemerintah/publik (Farzin,2013; Zaim,2013), faktor kunci pengembangan organisasi (Jamalzadeh,2012) merupakan strategi kultur manajemen organisasi (Zyngier,2005). KM mengubah Frasa “The knowledge is power“ dalam era of knowhow menjadi “knowledge sharing is power” (Davenport, 1998 dalam Salimi,2012 ). Hasil survey menunjukkan bahwa penghambat implementasi KM adalah keterbatasan waktu dan anggaran investasi berbagi pengetahuan, kurangnya pemahaman filosofis, keahlian dan keuntungan dari pengelolaan pengetahuan. Namun hambatan paling utama terletak pada persoalan kultur organisasi (Chase, 1997; Zyngier, 2001 dalam Zyngier, 2005). Menurut Tuomi (2000), KM adalah cara pandang untuk membedakan data, informasi dan pengetahuan (Tuomi,2000). Data dan informasi bukanlah pengetahuan sampai diketahui bagaimana menggali nilai-nilai darinya. Itu menjadi alasan mengapa KM diperlukan.

 

B. PENGETAHUAN, TRANSFER PENGETAHUAN DAN PENCIPTAAN PENGETAHUAN

Data adalah fakta sederhana yang dapat distrukturkan, simbol yang diberi sintaks, dibentuk menjadi informasi. Informasi berubah menjadi pengetahuan setelah diinterpretasi, diletakkan pada suatu konteks atau diberikan suatu pengertian. diberi  has commonly been seen as simple facts that can be structured to become information. Gagasannya adalah data diperlukan sebelum informasi dapat diciptakan dan hanya dengan informasi’lah pengetahuan muncul. Intelligence dan Wisdom adalah tipe pengetahuan lain yang lebih jauh (Tuomi, 2009).

datakepengetahuan

Berdasarkan Riset Delphi Group (Uriarte,2008) pengetahuan organisasi tersimpan di fikiran personel sebanyak 42%, tersimpan di dokumen kertas 26%, dokumen elektronik 20% dan tersimpan dalam elektronik knowledge base 12%.

delphi

Sumber: Uriarte,2008 h.9

 

Pengetahuan didefinisikan sebagai informasi valid yang dapat dibedakan dari opini, spekulasi, kepercayaan atau informasi lainnya yang tidak dapat dibuktikan (Liebeskind, 1996 dalam Murray, 2007). Nonaka (1991) membagi pengetahuan kepada dua kelas utama yakni Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge :

 

1. EXPLICIT KNOWLEDGE

Explicit knowledge adalah informasi yang dapat ditransmisikan tanpa kehilangan unsur sitaksis yang diperlukan pada saat memahaminya. Explicit knowledge merupakan jenis informasi yang tertulis (Nonaka, 1994). Smith (2001) menyebutnya sebagai pengetahuan akademik atau ‘‘know-what’’ yang tersaji dalam bahasa formal, tersimpan dalam cetakan maupun elektronik dan lebih sering berasal dari suatu prosedur kerja standar.

 

2. TACIT KNOWLEDGE

Tacit knowledge merupakan hal yang lebih kompleks dari sekedar informasi. Tacit knowledge merupakan akumulasi keahlian praktis atau pengalaman yang membuat seseorang dapat bekerja secara efisien. Pengetahuan ini bersifat personal yang menyebabkan sulit untuk diartikulasikan secara saintifik maupun prinsip teknis. Tacit Knowledge pun memiliki dimensi kognisi yang didalamnya terkandung aspek mental, kepercayaan dan perspektif yang sedemikian rupa tidak mudah untuk dituliskan (Nonaka, 1991). Smith (2001) menyebut tacit knowledge sebagai pengetahuan yang berorientasi tindakan, bersifat praktis yang diperoleh melalui pengalaman, jarang diungkapkan terbuka dan lebih sering menyerupai intuisi.

seci

Ikujiro Nonaka (1991) menjelaskan bahwa terdapat 4 pola dasar penciptaan pengetahuan di setiap organisasi yang bergerak secara spiral. Model spiral ini merefleksikan hubungan antara dimensi epistemologi dan ontologi dalam proses penciptaan pengetahuan. Spiral mengilustrasikan dialog kontinyu antara pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit dalam melahirkan konsep baru (Nonaka,1994). Konsep tersebut dikenal dengan model SECI (Socialization-Externalization-Combination- Internalization). Nonaka (1991) menggambarkan dalam cerita Perusahaan Matsushita yang memproduksi alat pembuat roti yang hasilnya selalu gosong. Salah seorang bernama Ikuko Tanaka berinisiatif belajar bikin adonan roti kepada chief di Hotel Osaka yang memang berreputasi baik urusan roti. Setelah memahami cara pembuatannya, Tanaka kembali dengan sebuah spesifikasi alat dan akhirnya Matsushita mencatat rekor penjualan alat dapur ini. kisah lengkap bisa dibaca di http://www3.uma.pt/filipejmsousa/ge/Nonaka,%201991.pdf

Dalam konsep SECI ini penciptaan pengetahuan berlangsung dalam 4 pola.

Pola 1. Tacit ke Tacit Knowledge melalui Sosialization. transfer pengetahuan cara membuat roti dari ahli roti hotel Osaka kepada Tanaka. Dia mengamati, meniru mempraktekkan. Cara membuat roti menjadi pengetahuan tacit untuk Tanaka

Pola 2. Tacit ke Eksplicit Knowledge melalui Externalization. Tanaka kemudian mendokumentasikan pengetahuannya sehingga memungkinkan dishare kepada anggota tim.

Pola 3. Explicit ke Explicit Knowledge melalui Combination. Bersama tim, pengetahuan membuat roti digabung dengan pengetahuan lainnya menyusun kembali desain produk yang baru.

Pola 4.  Explicit ke Tacit Knowledge melalui Internalization. Saat berlangsungnya pembuatan produk baru itu, setiap anggota tim menginternalisasikan pengetahuan tentang roti itu ke dalam tacit knowledge masing-masing.

Nonana menekankan bahwa artikulasi (konversi tacit ke eksplisit) dan internalisasi (eksplisit ke tacit) adalah tahapan kritis dalam proses spiral ini.

Transfer pengetahuan didalam organisasi merupakan cara penting bagi setiap personel untuk saling belajar dan mengkreasi pengetahuan baru. Murray (2007) meringkas 4 alasan mengapa transfer pengetahuan menjadi vital bagi organisasi:

Pertama, berbagi sumberdaya dan transfer pengetahuan memungkinkan terjadinya keuntungan sinergis (Brush, 1996; Govindarajan and Fisher, 1990; Gupta and Govindarajan, 1986; Porter, 1987 dalam Muray, 2007). Kedua, transfer pengetahuan memungkinkan setiap personel mengidentifikasi dan merespon dengan tepat situasi kritis dan lebih cepat beradaptasi (Zajac and Bazerman, 1991 dalam Muray, 2007). Ketiga, transfer pengetahuan memungkinkan personel memperoleh informasi yang lebih lengkap dan untuk membuat keputusan yang lebih baik (Gnyawali et al., 1997 dalam Muray, 2007). Terakhir, organisasi menciptakan pengetahuan baru melalui penggabungan pengetahuan komplementer yang dimiliki setiap personel (Anand et al., 2003; Grant, 1996a dalam Muray, 2007).

 

C. TEKNOLOGI INFORMASI  DAN KOMUNIKASI (TIK) DALAM KM

Teknologi informasi merupkan salah satu aspek dalam wacana KM. Namun demikian wacana tersebut semakin berkembang bersamaan dengan meningkatnya penggunaan komputer. Teknologi komputer mampu mengadaptasi kebutuhan organisasi dalam hal knowledge bases, expert systems, knowledge repositories, group decision support systems, intranets, and computer-supported cooperative work.

TIK didefinisikan sebagai “The study of the technology used to handle informationand aid communication” (http://www.webster-dictionary.org). Frasa ini dialamatkan kepada laporan Dennis Stevenson tahun 1997 kepada Pemerintah Inggris yang kemudian dipromosikan dalam dokumen kurikulum nasional pada tahun 2000. TIK adalah payung besar terminologi yang mencakup seluruh peralatan teknis untuk memproses dan menyampaikan informasi. TIK mencakup dua aspek: teknologi informasi dan teknologi komunikasi. Teknologi informasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Sedangkan teknologi komunikasi adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Dua konsep mengandung pengertian luas yaitu segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, pemindahan informasi antar media. Istilah TIK muncul setelah adanya perpaduan antara teknologi komputer (software/hardware) dengan teknologi komunikasi pada pertengahan abad ke-20. (http://www.wikipedia.org ).

Kekuatan TIK dalam KM berada pada kemampuannya dalam mendukung penyimpanan data, proses manipulasi dalam penciptaan informasi sekaligus pengetahuan yang disebut (Malhotra, 2000) sebagai knowledge repository. Melalui penggunaan teknologi ini KM dapat lebih cepat dibangun. Seluruh personel mampu menangani tugasnya dan dapat meningkatkan produktifitasnya (ede, 2011). Pern pentingnya adalah mampu mendukung komunikasi, kolaborasi, pencarian pengetahuan dan pembelajaran bersama (Ngok, 2005 dalam Allameh, 2011). Al-Qdah dan Salim (2013) menyatakan bahwa peran TIK dalam KM merupakan enabling factor dalam mendapatkan, menyimpan dan mentransferkan tacit dan explicit knowledge sekaligus. Kesuksesan penerapan TIK  dalam KM ditentukan oleh mekanisme transfer pengetahuan yang sesuai dan media komunikasi yang dipilih. TIK merupakan faktor kunci yang bersifat aktif dan utama dalam KM (Menurut Davenport dan Prusak 1998 dalam Allameh, 2011), yang dapat diklasifikasikan pada dua tipe ((Song et al, 2001 dalam Allameh, 2011):

(1)      Teknologi komunikasi (emails, video conferencing, electronic bulletin boards and computer conferencing).

(2)      Teknologi pembuat keputusan (decision support systems, expert systems and executive information systems).

Motif utama TIK diperlukan dalam KM adalah (Malhotra, 2000): (1) memungkinkan sharing diantara personil, (2) mencegah duplikasi informasi dan (3) menawarkan keuntungan dari kecepatan akses. Informasi yang dapat diakses dari manapun, kapanpun dalam berbagai format akan membuat organisasi mampu beradaptasi dan lebih survive terhadap setiap perubahan. Sistem informasi akan memelihara sejarah organisasi, pengalaman dan keahlian yang dalam saat ini berada dalam masiang-masing personil. Sistem informasi –bukan personelnya- dapat menjadi struktur organisasi yang stabil. Personil dapat masuk dan keluar, namun value dari pengalaman mereka menjadi milik organisasi yang membantunya dalam menjalankan roda.

alameh

Sumber : Allameh, 2011

 Pemahaman cukup penting disampaikan oleh Adamides dan Karacapilidis (2006) bahwa informasi yang terorganisir tidak dapat menggantikan pengetahuan tacit, pemahaman dan pembelajaran yang mana merupakan sumber daya penting untuk proses-proses inovasi, namun secara signifikan dapat mendorong untuk mengisi celah atau kesenjangan pengetahuan yang ada. Kesenjangan dimaksud adalah perbedaan antara pengetahuan yang dimiliki organisasi dengan pengetahuan yang dibutuhkan untuk solusi masalah-masalah spesifik. TIK diharapkan peran TIK tidak hanya untuk mengorganisir data namun juga mendorong transformasi informasi menjadi pengetahuan organisasi. Lebih jauh lagi, karena inovasi adalah proses sosial yang melibatkan aktor-aktor yang beragam, TIK dituntut untuk mendukung aliran pengetahuan diantar aktor dan artefak (Brown dan Eisenhardt , 1995; Tidd et al , 1997 dalam Adamides dan Karacapilidis, 2006).

Konsep KM berbasis paradigma TIK disajikan dalam tabel berikut (Malhotra, 2000): 

toolKM

 

CONTEKAN PUSTAKA

Adamides, Emmanuel D. , Nikos Karacapilidis, 2006, Information technology support for the knowledge and social processes of innovation management, University of Patras, Technovation 26 (2006) 50–59

Allameh, Sayyed Mohsen, Sayyed Mohsen Zare, Sayyed mohammad reza davoodi, 2013, Examining the Impact of KM Enablers on Knowledge Management Processes, Procedia Computer Science3 (2011) 1211-1223.

Al-Qdah,Mohammad Sh., Juhana Salim, 2013, A Conceptual Framework for Managing Tacit Knowledge through ICT Perspective, The 4th International Conferenceon Electrical Engineering and Informatics (ICCEI 2013),Procedia  Technology  11  ( 2013 )  1188  –  1194 Published by Elsevier Ltd.

Dalkir, Kimiz, 2005, Knowledge Management in Theory and Practice, Mc Gill University, Elsevier Inc.

Davenport, Thomas H. ,1994, “Saving IT’s Soul: Human Centered Information Management”. Harvard Business Review 72 (2): 119–131.

Ede, M Y Chan, S. Mohamed, 2011, Mapping Relationships among the Enablers Management within Hong Kong Construction, The Twelfth East Asia-Pacific Conference on Structural Engineering Procedia Engineering 14 (2011) 1938–1944

Farzin, Mohammad Reza, Mohammad Safari Kahreh, Mostafa Hesan, Ali Khalouei, 2013, A Survey of Critical Success Factors for Strategic Knowledge Management implementation: applications for Service Sector, Procedia – Social and Behavioral Sciences 109 ( 2014 ) 595 – 599.

Hoffman, James J, Mark L Hoelscher, Karma Sherif, 2005, Social capital, knowledge management, and sustained superior performance, Journal Of Knowledge Management Vol. 9 NO. 3 2005 93-100, Emerald Group Publishing Limited.

Jamalzadeh, Mohammad, 2012, The Relationship between Knowledge Management and Learning Organization of Faculty Members at Islamic Azad University, Shiraz Branch in Academic year (2010-2011), Procedia – Social and Behavioral Sciences 62 ( 2012 ) 1164 – 1168.

Malhotra, Y, 2000, From Information Management to Knowledge Management: Beyond to “Hi-tech Hidebound” Systems, in K Srikantaiah & M.E.D. Koenig (ed), Knowledge Management For Information Proffesional, Medford N.J.:Information Today Inc, 37-61.

Murray, Samantha R.,2007, Knowledge type and communication media choice in the knowledge transfer process, Journal of Managerial Issues Publisher: Pittsburg State University – Department of Economics

Morey, Daryl, Mark T. Maybury, Bhavani M. Thuraisingham (editor),2002, Knowledge Management: Classic and Contemporary Works, Massachusett Institut Technology Press.

Nonaka, Ikujiro. 1991, “The Knowledge-creating Company.” Harvard Business Review 69 (6): 96-104.

Nonaka, Ikujiro, 1994, “A Dynamic Theory of Organizational Knowledge Creation” Organization Science 5 (1): 14-37.

Nonaka, Ikujiro, Ryoko Toyama and Noboru Konno,2000, SECI, Ba and Leadership: a Unified Model of Dynamic Knowledge Creation,  Long Range Planning 33 (2000) 5-34, Elsevier Science Ltd.

Salimi, Elham, Vahab VahdatZad, Farshid Abdi, 2012, Key dimensions to Deploy a knowledge management system in an Iranian firm, a case study, Procedia  Technology  1(2012)268–274,Published by Elsevier Ltd.

Smith, Elizabeth A., 2001, The role of tacit and explicit knowledge in the workplace, Journal of Knowledge Management Volume 5 Number 4 311-321, MCB University Press.

Tiwana, Amrit, 1999, The Knowledge Management Toolkit (First Edition), Publisher: Prentice Hall PTR.

Uriarte, Filemon A., 2008, Introduction to Knowledge Management, Jakarta:ASEAN Foundation.

Tuomi, Ilkka, 2000, Data is More Than Knowledge: Implications of the Reversed Knowledge Hierarchy for Knowledge Management and Organizational Memory To appear in: Journal of Management Information Systems / Fall 1999, Vol. 16, No. 3., pp 107-121

Zaim, Selim, Nizamettin Bayyurt , Mehves Tarim, Halil Zaim, Yunus Guc, 2013, International Strategic Management Conference System dynamics modeling of a knowledge management process A case study in Turkish Airlines, Procedia – Social and Behavioral Sciences 99 ( 2013 ) 545 – 552.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: