JARINGAN PERPUSTAKAAN PHKA

Perpustakaan adalah benteng penjaga pengetahuan. Apalagi ketika unit perdataan atau unit kerja lain belum beranjak dari tempurung buku statistik, belum terbiasa rela berkomunikasi dan berbagi informasi. Jaringan Perpustakaan PHKA adalah interkoneksi antar perpustakaan UPT yang dapat diakses oleh siapapun pembayar pajak di negeri ini.

“Saya DL-nya (maksudnya perjalanan dinas ke daerah) ya ngajarin temen-temen di UPT make WinISIS*.  Paling seneng kalo ketemu staf di UPT yang semanget dengan perpustakaan” tutur Bu Lia Nuralia. Bu Lia adalah penanggung jawab perpustakaan PHKA Juanda 15 Bogor sejak tahun 1994 dengan kompetensi pada Manajemen Arsip Dinamis dan Komputerisasi Data & Informasi dengan CDS / ISIS. Letak perpustakaan di sayap kanan bagian belakang gedung klasik bersejarah  yang hingga kini tetap menjadi saksi perjalanan konservasi di Indonesia. Perpustakaan PHKA memiliki koleksi lebih dari 10 ribu judul dalam berbagai tema.

A. Perpustakaan UPT

Perpustakaan UPT adalah sekumpulan karya literatur yang mengutamakan laporan hasil kegiatan UPT. yang ditulis oleh mereka yang bekerja di UPT, Bukan berisi buku-buku yang dibeli di toko buku. Apapun judulnya, dari sumber manapun biayanya (DIPA atau mitra), siapapun yang melakukannya (PEH,Polhut, Penyuluh, non struktural atau struktural). Bentuknya hardcopy dan softcopy.

Fisik perpustakaan dapat berupa ruangan atau lemari bekas atau rak atau dus bekas atau kolong meja. Tergantung kemampuan dan kondisi saat itu. Fisik tidak penting dan bisa diadakan nanti.

Katalog perpustakaan UPT adalah file yang berisi terutama judul kegiatan lapangan dari keproyekan rutin. Akan lebih baik apabila file softcopy-nya dikonvert dalam sekumpulan PDF yang tersimpan dalam satu folder.

B. Mengapa Mengutamakan Laporan Hasil Kegiatan UPT ?

Pertama, Karena kekhasan judul kegiatannya yang hampir mustahil dilakukan oleh selain UPT itu sendiri. Buku bisa dibeli di toko. Dicari di situs penjual buku. Tapi siapa yang menulis “Laporan monitoring dan Penanganan perambahan” jika bukan UPT itu sendiri ?  Kedua, bukankah pertanggungjawaban pengeluaran salah satunya ditunjukkan oleh Laporan Kegiatan ? Apabila ada kegiatan inspeksi, maka dengan mudah kepada petugas pemeriksa itu dikatakan “Silakan, laporan hasil kegiatan ada di perpustakaan”.

Mengapa laporan itu diutamakan sebagai isi perpustakaan ? apabila pada setiap UPT dilakukan 10 kali kegiatan lapangan, maka dalam setahun akan ada 10 laporan kali 77 UPT = 770 laporan dengan variasi tema. Dan itu artinya 770 pengetahuan yang khas setiap tahun, yang belum tentu dilakukan kalau bukan oleh UPT.

C. Pengelola Perpustakaan UPT

Siapapun bisa menjadi pengelola perpustakaan. Termasuk mereka yang kerap disebut ibu-ibu. Fakta bahwa cara berfikir sexist yang menyebabkan minimnya keterlibatan ibu-ibu dalam kegiatan survey sesungguhnya memangkas peluang ikut berperannya ibu-ibu di kantor dalam mengelola pengetahuan kawasan. Ibu-ibu umumnya memiliki kekuatan dalam hal fokus, taat aturan main, dan ‘kecerewetannya’ mampu mendorongkan disiplin.

Tugas minimal pengelola perpustakaan adalah bertingkat :

1. Mengumpulkan dan menagih laporan kepada staf yang melaksanakan kegiatan lapangan. –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>

2. Mengetikkan judul laporan dalam suatu file MS-Excel, atau MS World. –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>

3. Mengumpulkan file elektronik laporan dalam satu folder. –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>

4. Membuat hyperlink dari judul laporan menuju file elektroniknya –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>

5. Memberikan laporan berkala minimal satu tahun sekali kepada pimpinan –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>

6. Membuat analisa menurut kemampuannya dan menyusun masukan kepada pimpinan.

Judul kegiatan lapangan yang dihimpun setiap tahun dapat memberikan informasi sangat berharga terutama dalam perencanaan dan distribusi investasi. Apabila pengelola perpustakaan, terlebih telah menghayati kerja transpersonal, bekerja sama dengan staf lainnya menghasilkan tidak sekedar analisa dan masukan, tapi juga mengatasi kesungkanan menyampaikan kepada pimpinan, bahkan mendorongkan agar segera diambil suatu keputusan bertindak, maka peluang meningkatnya performa organisasi adalah layak didapatkan.

D. Interface Perpustakaan UPT

Adalah antarmuka sederhana hanya berisi 1 halaman (cukup file html) saja berbentuk disain web dengan alasan user friendly. Webpage Perpustakaan disimpan dalam sitemap Website milik UPT. Dalam halaman tersebut data judul buku tidak perlu disimpan dalam file database. Cukup dalam file teks saja karena kebutuhan pencarian sudah bisa dipenuhi dengan cara menekan tombol Ctrl + F. Menu lainnya adalah terdapat list hyperlink menuju perpustakaan UPT lainnya dan perpustakaan di PHKA.

Kenapa harus sederhana ? Agar waktu dan biaya tidak dihabiskan hanya untuk sekedar pelatihan atau hanya untuk kegiatan yang tidak langsung mengarah ke tujuan. Tujuan perpustakaan UPT adalah untuk menghimpun pengetahuan kawasan yang pernah digali melalui bermacam kegiatan. Bukan membuat website atau aplikasi perpustakaan. Bahkan data perpustakaan cukup dikerjakan dalam MS-Excel atau MS-Word saja. Nama kolom dibuat sendiri sesuai kebutuhan. Sebaiknya tidak perlu khawatir harus memenuhi standar tertentu.


Berikut sekedar informasi mengenai nama kolom yang digunakan Perpustakaan PHKA

ID: 0118
No. Induk: B0039/2003
No. panggil: 598 Lap
Badan Korporasi: KONUS (Konservasi alam Nusantara)
Judul: Laporan kegiatan , Program partisipatif untuk pemulihan jalak bali., 
Penerbit: Jawa Barat – Indonesia  : 2002
Deskripsi Fisik: 14 hal  : 28 cm
Kata Kunci: Jalak Bali
Tanggal: 18/5
Lokasi: Burung
 
ID:0195
No. Induk: B0004123/2004
No. panggil: 598.41  Tam  l
Badan Korporasi:Taman Nasional Gunung Rinjani
Judul: LAPORAN KEGIATAN INVENTARISASI ITIK GUNUNG (Anas Supercilliosa) DIDANAU SEGARA ANAK TAMAN NASIONAL GUNUNG RINJANI, 
Penerbit: Mataram  : 2002
Deskripsi Fisik: VI,31 hal   tab;gamb; 30 cm
Kata Kunci: Itik Gunung Rinjani
Tanggal: 18/5
Lokasi: Itik

Antarmuka Perpustakaan cukup 1 halaman saja namun memiliki data yang kaya. Berikut contoh disain halaman yang dikerjakan kurang dari 1 jam. Data perpustakaan berasal dari Ms-word yang disimpan sebagai file *.txt yang ditampung dalam komponen Text Area untuk menampilkannya.

E. Jaringan Perpustakaan PHKA

Secara teknis, jaringan perpustakaan PHKA adalah kumpulan dari 77 file dari 77 UPT yang berisi daftar judul terutama laporan kegiatan lapangan.  Antar UPT dan Pusat saling terhubung, saling mengupdate setiap tahun, saling berbagi. Publik dari manapun bisa mengetahui suatu informasi lewat katalognya dan bisa menghubungi UPT atau person pemilik pengetahuan itu.

Alhamdulillah jika beberapa UPT yang telah memiliki situs web resmi memiliki satu halaman web yang menampilkan katalognya. Alhamdulillah jika pada satu UPT yang belum mampu memiliki situs web resmi, terdapat stafnya yang trengginas melakukannya lewat blog gratisan. Alhamdulillah jika belum memiliki web resmi atau blog, tetap mendokumentasikan dalam satu file ms word atau excel. Lalu saling berbagi diantara UPT dan Pusat. Alhamdulillah jika situs resmi Ditjen PHKA Kemenhut telah memiliki satu halaman web perpustakaan yang berisi katalog judul kegiatan lapangan dari 77 UPT.  Terlepas dari luar biasa besarnya anggaran yang sulit diserap dan dihabiskan itu, langkah kecil sederhana namun bersemangat tetaplah harus disyukuri []

* http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID=5330&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html.

Lihat juga SLiMS (Senayan Library Management System) di http://slims.web.id/web/

dan Senayan di http://perpustakaan.kemdiknas.go.id/perpusdiknas/?page_id=109

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: