TACIT TO EXPLICIT KNOWLEDGE
11/05/2013 Tinggalkan Komentar
TALLYSHEET SMART-RBM
11/05/2013 Tinggalkan Komentar
trimakasih untuk rekan2 Forum HarimauKita dan Smart-Patrolnya (Mas Yudi/Mbak Noni). Mas Dogun WCS, Mas Kholis FFI, Mas Iding ZSL.
JARINGAN PERPUSTAKAAN PHKA
17/11/2012 Tinggalkan Komentar
Perpustakaan adalah benteng penjaga pengetahuan. Apalagi ketika unit perdataan atau unit kerja lain belum beranjak dari tempurung buku statistik, belum terbiasa rela berkomunikasi dan berbagi informasi. Jaringan Perpustakaan PHKA adalah interkoneksi antar perpustakaan UPT yang dapat diakses oleh siapapun pembayar pajak di negeri ini.
“Saya DL-nya (maksudnya perjalanan dinas ke daerah) ya ngajarin temen-temen di UPT make WinISIS*. Paling seneng kalo ketemu staf di UPT yang semanget dengan perpustakaan” tutur Bu Lia Nuralia. Bu Lia adalah penanggung jawab perpustakaan PHKA Juanda 15 Bogor sejak tahun 1994 dengan kompetensi pada Manajemen Arsip Dinamis dan Komputerisasi Data & Informasi dengan CDS / ISIS. Letak perpustakaan di sayap kanan bagian belakang gedung klasik bersejarah yang hingga kini tetap menjadi saksi perjalanan konservasi di Indonesia. Perpustakaan PHKA memiliki koleksi lebih dari 10 ribu judul dalam berbagai tema.
A. Perpustakaan UPT
Perpustakaan UPT adalah sekumpulan karya literatur yang mengutamakan laporan hasil kegiatan UPT. yang ditulis oleh mereka yang bekerja di UPT, Bukan berisi buku-buku yang dibeli di toko buku. Apapun judulnya, dari sumber manapun biayanya (DIPA atau mitra), siapapun yang melakukannya (PEH,Polhut, Penyuluh, non struktural atau struktural). Bentuknya hardcopy dan softcopy.
Fisik perpustakaan dapat berupa ruangan atau lemari bekas atau rak atau dus bekas atau kolong meja. Tergantung kemampuan dan kondisi saat itu. Fisik tidak penting dan bisa diadakan nanti.
Katalog perpustakaan UPT adalah file yang berisi terutama judul kegiatan lapangan dari keproyekan rutin. Akan lebih baik apabila file softcopy-nya dikonvert dalam sekumpulan PDF yang tersimpan dalam satu folder.
B. Mengapa Mengutamakan Laporan Hasil Kegiatan UPT ?
Pertama, Karena kekhasan judul kegiatannya yang hampir mustahil dilakukan oleh selain UPT itu sendiri. Buku bisa dibeli di toko. Dicari di situs penjual buku. Tapi siapa yang menulis “Laporan monitoring dan Penanganan perambahan” jika bukan UPT itu sendiri ? Kedua, bukankah pertanggungjawaban pengeluaran salah satunya ditunjukkan oleh Laporan Kegiatan ? Apabila ada kegiatan inspeksi, maka dengan mudah kepada petugas pemeriksa itu dikatakan ”Silakan, laporan hasil kegiatan ada di perpustakaan”.
Mengapa laporan itu diutamakan sebagai isi perpustakaan ? apabila pada setiap UPT dilakukan 10 kali kegiatan lapangan, maka dalam setahun akan ada 10 laporan kali 77 UPT = 770 laporan dengan variasi tema. Dan itu artinya 770 pengetahuan yang khas setiap tahun, yang belum tentu dilakukan kalau bukan oleh UPT.
C. Pengelola Perpustakaan UPT
Siapapun bisa menjadi pengelola perpustakaan. Termasuk mereka yang kerap disebut ibu-ibu. Fakta bahwa cara berfikir sexist yang menyebabkan minimnya keterlibatan ibu-ibu dalam kegiatan survey sesungguhnya memangkas peluang ikut berperannya ibu-ibu di kantor dalam mengelola pengetahuan kawasan. Ibu-ibu umumnya memiliki kekuatan dalam hal fokus, taat aturan main, dan ‘kecerewetannya’ mampu mendorongkan disiplin.
Tugas minimal pengelola perpustakaan adalah bertingkat :
1. Mengumpulkan dan menagih laporan kepada staf yang melaksanakan kegiatan lapangan. –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>
2. Mengetikkan judul laporan dalam suatu file MS-Excel, atau MS World. –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>
3. Mengumpulkan file elektronik laporan dalam satu folder. –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>
4. Membuat hyperlink dari judul laporan menuju file elektroniknya –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>
5. Memberikan laporan berkala minimal satu tahun sekali kepada pimpinan –> Apabila ini sudah terlewati lanjut berikutnya –>
6. Membuat analisa menurut kemampuannya dan menyusun masukan kepada pimpinan.
Judul kegiatan lapangan yang dihimpun setiap tahun dapat memberikan informasi sangat berharga terutama dalam perencanaan dan distribusi investasi. Apabila pengelola perpustakaan, terlebih telah menghayati kerja transpersonal, bekerja sama dengan staf lainnya menghasilkan tidak sekedar analisa dan masukan, tapi juga mengatasi kesungkanan menyampaikan kepada pimpinan, bahkan mendorongkan agar segera diambil suatu keputusan bertindak, maka peluang meningkatnya performa organisasi adalah layak didapatkan.
D. Interface Perpustakaan UPT
Adalah antarmuka sederhana hanya berisi 1 halaman (cukup file html) saja berbentuk disain web dengan alasan user friendly. Webpage Perpustakaan disimpan dalam sitemap Website milik UPT. Dalam halaman tersebut data judul buku tidak perlu disimpan dalam file database. Cukup dalam file teks saja karena kebutuhan pencarian sudah bisa dipenuhi dengan cara menekan tombol Ctrl + F. Menu lainnya adalah terdapat list hyperlink menuju perpustakaan UPT lainnya dan perpustakaan di PHKA.
Kenapa harus sederhana ? Agar waktu dan biaya tidak dihabiskan hanya untuk sekedar pelatihan atau hanya untuk kegiatan yang tidak langsung mengarah ke tujuan. Tujuan perpustakaan UPT adalah untuk menghimpun pengetahuan kawasan yang pernah digali melalui bermacam kegiatan. Bukan membuat website atau aplikasi perpustakaan. Bahkan data perpustakaan cukup dikerjakan dalam MS-Excel atau MS-Word saja. Nama kolom dibuat sendiri sesuai kebutuhan. Sebaiknya tidak perlu khawatir harus memenuhi standar tertentu.
Berikut sekedar informasi mengenai nama kolom yang digunakan Perpustakaan PHKA
ID: 0118 No. Induk: B0039/2003 No. panggil: 598 Lap Badan Korporasi: KONUS (Konservasi alam Nusantara) Judul: Laporan kegiatan , Program partisipatif untuk pemulihan jalak bali., Penerbit: Jawa Barat – Indonesia : 2002 Deskripsi Fisik: 14 hal : 28 cm Kata Kunci: Jalak Bali Tanggal: 18/5 Lokasi: Burung ID:0195 No. Induk: B0004123/2004 No. panggil: 598.41 Tam l Badan Korporasi:Taman Nasional Gunung Rinjani Judul: LAPORAN KEGIATAN INVENTARISASI ITIK GUNUNG (Anas Supercilliosa) DIDANAU SEGARA ANAK TAMAN NASIONAL GUNUNG RINJANI, Penerbit: Mataram : 2002 Deskripsi Fisik: VI,31 hal tab;gamb; 30 cm Kata Kunci: Itik Gunung Rinjani Tanggal: 18/5 Lokasi: ItikAntarmuka Perpustakaan cukup 1 halaman saja namun memiliki data yang kaya. Berikut contoh disain halaman yang dikerjakan kurang dari 1 jam. Data perpustakaan berasal dari Ms-word yang disimpan sebagai file *.txt yang ditampung dalam komponen Text Area untuk menampilkannya.
E. Jaringan Perpustakaan PHKA
Secara teknis, jaringan perpustakaan PHKA adalah kumpulan dari 77 file dari 77 UPT yang berisi daftar judul terutama laporan kegiatan lapangan. Antar UPT dan Pusat saling terhubung, saling mengupdate setiap tahun, saling berbagi. Publik dari manapun bisa mengetahui suatu informasi lewat katalognya dan bisa menghubungi UPT atau person pemilik pengetahuan itu.
Alhamdulillah jika beberapa UPT yang telah memiliki situs web resmi memiliki satu halaman web yang menampilkan katalognya. Alhamdulillah jika pada satu UPT yang belum mampu memiliki situs web resmi, terdapat stafnya yang trengginas melakukannya lewat blog gratisan. Alhamdulillah jika belum memiliki web resmi atau blog, tetap mendokumentasikan dalam satu file ms word atau excel. Lalu saling berbagi diantara UPT dan Pusat. Alhamdulillah jika situs resmi Ditjen PHKA Kemenhut telah memiliki satu halaman web perpustakaan yang berisi katalog judul kegiatan lapangan dari 77 UPT. Terlepas dari luar biasa besarnya anggaran yang sulit diserap dan dihabiskan itu, langkah kecil sederhana namun bersemangat tetaplah harus disyukuri []
* http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID=5330&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html.
Lihat juga SLiMS (Senayan Library Management System) di http://slims.web.id/web/
dan Senayan di http://perpustakaan.kemdiknas.go.id/perpusdiknas/?page_id=109
RBM ROOM
15/11/2012 Tinggalkan Komentar
…..Hal yang pasti, situation Room bernama RBM ROOM tidak berbicara tentang komputer atau aplikasi komputer…
Juga tidak bicara tentang publikasi web. Komputer dan aplikasinya dimanfaatkan karena memiliki kekuatan mempresentasikan. Nilainya sama dengan maket tiruan lansekap suatu kawasan. RBM ROOM adalah gagasan mengenai interface for integrated executive information. Penyajian terpadu khusus lingkungan internal pengelolaan kawasan konservasi. Sekali lagi, internal.
1. Aplikasi Basisdata dan RBM Room
Aplikasi basisdata memiliki kemampuan tinggi mengelola data yang bersumber dari tallysheet. Tidak hanya itu, aplikasi basisdata kadang dilengkapi kekuatan dalam mengolah, menganalisis dan menampilkan dengan beragam metode dan sajiannya, bahkan melebihi kebutuhan. Namun, tidak seluruh data/informasi bisa ditampung dalam format tallysheet. Banyak sekali informasi yang bersifat khusus atau pencilan yang apabila diakomodasi dalam logika basisdata akan mendorong inefisiensi, bahkan mengganggu integritas database itu sendiri. Keseragaman total struktur data bukanlah tindakan bijak karena akan menghilangkan informasi tertentu. Mengingat setiap kawasan konservasi adalah unik, jauh lebih baik mendorong mengembangkan sistem perdataannya sendiri sesuai dengan karakter dan kebutuhan masing-masing. Atas pemikiran ini, aplikasi basisdata yang baik adalah aplikasi yang menyediakan menu kepada pengguna untuk membuat tabel datanya sendiri.
Jaringan database terintegrasi antara UPT atau parapihak adalah konsep yang logis namun faktanya belum siap untuk dilaksanakan. Ada problem kultur organisasi mengenai komitmen mengawal dan melaksanakan bersama. Penanganan data terintegrasi diantara parapihak memerlukan konsentrasi sumber daya yang sangat besar dan seyogyanya sebanding dengan tujuan yang ingin dicapai. Untuk mengatasinya, diperlukan suatu dukungan antarmuka yang berkonsentrasi bukan pada data melainkan hasil olahannya saja. Antarmuka yang mengemas hasil analisis dan rekomendasi dari parapihak pemilik data dalam suatu sajian yang bersifat umum, ringkasan, mudah difahami, cepat disajikan. Yang paling penting, tidak terikat dengan logika struktur basisdata namun memiliki struktur informasi yang relatif baku. Format konvensional yang telah ada biasanya berbentuk hard copy summary eksekutif.
Situation Room digagas untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Penekannya kepada konsep penyajian, bukan memproduksi data. Sebagai konsep penyajian, situation room merupakan antarmuka penyajian terpadu dari berbagai lokasi berbeda, waktu berbeda dan sumber berbeda.Situation Room berisi sistematika standar informasi yang masing-masing berisi kalimat pendek, gambar, peta, grafik, foto dan potongan film atau suara. Ditujukan kepada pihak manajemen untuk memberikan pemahaman umum suatu keadaan secara cepat. Apabila pihak manajemen memerlukan informasi lebih detail dan khusus, permintaan tersebut dapat diarahkan kepada pemilik data. Konsep ini cocok untuk suatu penanganan isu yang digarap melalui forum antar lembaga. Hal penting dalam situation room adalah bagaimana memahamkan situasi krisis suatu keadaan tertentu. Hal ideal dalam sitution room adalah informasi tersebut bersifat real-time atau near real time. Dan yang paling utama, bagaimana setelah dukungan informasi sedemikian lengkap disampaikan, segera ditindaklanjuti dalam suatu aksi dan kebijakan konkret.
Gambaran umum hubungan Aplikasi Basisdata dan Sitution Room
Gambaran Umum Pengelolaan Data dan Informasi Kawasan Konservasi (Sumber : Pedoman RBM-draft)
Gambaran umum konsep Kelola Minimal Kawasan (KMK) dalam skema Kelola Minimal Pengetahuan (KMP) kawasan.
2. Struktur Informasi RBM Room
Struktur Informasi RBM Room dapat disebut sebagai menu fast food dalam suatu restoran yang disajikan kepada Manajemen. Diolah oleh masterchef di dapur Basisdata/GIS/RS. Apabila Manajemen memesan informasi di luar menu fastfood itu, para masterchef akan meracik bahan-bahan yang berasal dari tallysheet dan informasi lainnya. Kualitas sajian sangat tergantung pada penguasaan resep alias metoda analisis, kemampuan berasosiasi, dan tentu saja kekayaan bahan.
3. Protokol RBM Room
Protokol dibangun dan disepakati untuk mengatur hubungan petugas/institusi-petugas/institusi, petugas/institusi-sistem, sistem-sistem. Kesepakatan ini dituangkan dalam suatu SOP (ProsedurStandar Operasional), Juknis/Juknis atau Surat Keputusan Pimpinan. Protokol RBM-SMART ROOM ditujukan untuk mengatur aliran informasi dan disusun sederhana :
- Setiap petugas menyampaikan tallysheet hasil survey/patroli dan informasi lainnya kepada pengelola data.
- Informasi disampaikan secara langsung atau melalui e-mail.
- Pengelola data mengentri data lapangan kedalam aplikasi basisdata, menganalisis dan membuat sajian informasi mengacu standar informasi RBM ROOM.
- Informasi bersifat ringkas dalam kalimat pendek.
- Seluruh staf memiliki akses yang sama untuk membaca tapi tidak seluruh staf memiliki akses yang sama untuk mengedit.
4. Penggunaan dan Pengembangan RBM Room
Perbedaan format RBM Room pada masing-masing level (PHKA, UPT, Mitra) terletak pada kedetilan informasi. Masing-masing dapat mengembangkan lebih lengkap struktur informasi sesuai kebutuhannya. Entitas informasi tidak lagi berdasarkan lokasi UPT atau Resort melainkan bisa merupakan kasus khusus, fitur kunci kawasan atau periode waktu tertentu. Pengembangan Situation Room dapat diarahkan kepada database artikel dengan memanfaatkan aplikasi pengelola CMS (Contain Management System) yang jauh lebih memudahkan dalam pengelolaan content. Manakala aliran informasi sudah mulai banyak, informasi semakin kompleks, sumber daya manusia sudah siap, dan memang kebutuhan sudah mulai meningkat, maka pengembangan Situation Room sudah harus mulai difikirkan.
Dari keseluruhan rencana pengembangan, aspek anggaran, metode dan teknologi adalah bagian yang paling mudah. Aspek paling mendasar dan harus diprioritaskan adalah kesiapan SDM. Bisnis pengetahuan ditopang oleh kuantitas dan kualitas sumber data. Oleh karena itu investasi yang cerdas adalah bagaimana meningkatkan kehadiran petugas di lapangan dan memberikan keterampilan yang membuat para petugas itu tahu apa yang harus dikerjakan saat di lapangan.
Apakah permasalahan kawasan dapat selesai hanya dengan data ? Tidak, tapi selesaikan dulu ini. Dan berikan pertanyaan itu tidak kepada staf melainkan pimpinan[]
sekedar contohnya disimpan di https://sites.google.com/site/rbmsitroom/
